“E” unii… pe e-mail! ‘mne Maica Domnului…

Trimitem zilnic zeci de e-mailuri în interes de afaceri către șefi, colegi, parteneri sau colaboratori. Vindem, cumpăram, încheiem contracte, cerem și transmitem oferte, stabilim întâlniri. Totul instant, prin intermediul poștei electronice. Am fi tentați să credem că, atâta timp cât știm unde să completam adresa destinatului și unde să ne scriem mesajele de transmis, știm suficient despre e-mail. Să fie, însă, chiar așa? Bineînțeles că nu. La fel ca orice alt canal de comunicare, și e-mailul este guvernat de anumite reguli, care odată încălcate, îți pot afecta reputația. Mai ales în comunicarea de afaceri.

Modul în care ne redactăm e-mailurile de afaceri poate spune multe despre noi și profesionalismul nostru. Un e-mail neîngrijit, trimis unui potențial partener de afaceri, vă poate știrbi ireparabil reputația și îi poate crea impresia destinatarului că sunteți niște persoane nepăsătoare sau dezorganizate.
Iată câteva reguli esențiale pentru a trimite cât mai corect e-mailuri:

Completați întotdeauna subiectul mailului (Subject).

Sintetizați în câteva cuvinte ce veți transmite în e-mailul respectiv și completați-le cu grijă în câmpul corespunzător. Este important ca subiectul să fie cât mai scurt posibil și scris corect din punct de vedere ortografic și gramatical. Subiectul unui e-mail este esențial: de cele mai multe ori depinde de el dacă e-mailul vostru va fi deschis sau nu.

Folosiți formule de salut și de încheiere.

Sunt reguli de politețe simple, care nu trebuie omise nici în comunicarea prin e-mail. "Buna ziua!", "O zi frumoasă", "Mulțumesc", "Toate cele bune" par, poate, simple formalități, însă, absența lor denotă lipsa de profesionalism.

Acordați atenție sporită conținutului unui e-mail.

Verificați de două ori înainte de a trimite un e-mail dacă mesajul este corect și nu conține greșeli gramaticale, ortografice sau de punctuație. Chiar dacă poșta electronică este rapidă, un e-mail ar trebui să fie la fel de atent redactat ca… învechita scrisoare (Va amintiți câte ciorne scriați până ajungeați să "treceți totul pe curat?") Dacă este posibil, înainte de a trimite un e-mail, salvați-l ca ciornă și recitiți-l mai târziu. Când îl veți reci, vă veți da seama mai bine dacă ați folosit tonul potrivit și dacă ce ați scris este corect.

Fiți foarte atenți la cum arată e-mail-ul, nu doar la ce ați scris în el.

Folosiți același tip de caractere (ca formă, mărime, culoare) de la începutul mesajului până la final. Optați pentru culori închise, ușor de citit. Aliniați paragrafele și spațiați-le corespunzător (mai ales dacă ai trimis un e-mail lung, o spațiere adecvata va ușura citirea textului).

Nu scrieți mesaje cu MAJUSCULE și nu abuzați de semnele de exclamație!

E CA ȘI CUM AȚI ȚIPA LA INTERLOCUTOR!!! În plus, un mesaj scris numai cu majuscule este mai puțin lizibil. Nu vă poziționați nici la polul opus, scriind totul cu litere mici: e neprofesionist. Nu uitați de regula elementară ca primul cuvânt din orice propoziție/fraza se scrie întotdeauna cu majusculă.

Evitați abrevierile și emoticonurile pentru că nu toata lumea este familiară cu ce semnifica ele.

Chiar daca e important să fiți cât mai conciși într-un e-mail, la fel de important este să fiți clari, astfel încât mesajul pe care îl transmiteți să fie înțeles exact așa cum l-ați gândit.

Verificați-va setările la clientul de e-mail astfel încât la câmpul "expeditor" să vă apară numele, și nu adresa de e-mail sau, și mai grav, un spațiu gol.

Pentru un e-mail profesionist, setați-vă o semnătura care să apară automat la finalul fiecărui mesaj pe care îl expediați. Pentru comunicarea de afaceri, semnătura ar trebui să conțină măcar numele vostru și compania pentru care lucrați. Și mai profesionist ar fi să oferiți și alte date de contact, poate un număr de telefon la care puteți fi găsiți sau chiar adresa sediului companiei.

Evitați glumele sau ironiile în scris, mai ales dacă persoana căreia îi scrieți nu va cunoaște prea bine. Există șanse mari ca glumele sau ironiile voastre să fie percepute greșit și apoi vă fi foarte greu să convingeți destinatarul că ați vrut să spuneți cu totul altceva.

Nu folosiți adresele de e-mail ale colegilor de serviciu sau ale partenerilor de afaceri (clienți, colaboratori, furnizori, etc.) pentru a le transmite glume, e-mailuri în lanț sau alte fleacuri fără legătură cu afacerile. Veți da dovadă de lipsa de profesionalism.

Verificați de doua ori adresa căreia îi trimiteți e-mailul. Vă puteți scuti de multe neplăceri dacă acordați atenție sporită cui trimiteți mesajul. Doar nu ați vrea ca un e-mail destinat șotului sau soției să ajungă în inbox-ul sefului, nu-i așa?

Mare atenție la atașamentele trimise prin e-mail. Nu atașați fișiere foarte mari, decât dacă destinatarul știe că le va primi sau le-a solicitat. Tot referitor la atașamente, este indicat să le denumiți cât mai corect, în funcție de ce reprezintă, și să le anunțați în corpul mailului. De asemenea, aveți grijă ce tip de fișier atașați, deoarece este posibil ca cel căruia îi este trimis să nu aibă instalat programul necesar vizualizării.

”Succesuri” în Send/Receive, Replay, and Forward!

Sursa: experiența și înternetul