Hoshin

Hoshin este un instrument util pentru planificare, comunicare şi control. Cum este uşor de presupus doar văzîndu-i numele, metoda Hoshin a apărut în Japonia, unde de fapt se utilizează denumirea Hoshin Kanri. Etimologic, cuvântul Hoshin face referire la acul unei busole, respectiv metoda este folosită pentru a indica tuturor departamentelor sau membrilor unei organizaţii direcţia către atingerea scopului comun. „Kanri" se poate traduce prin "plan" sau "planificare".

În practică, Hoshin este procesul de traducere a obiectivelor strategice şi calitative stabilite la cel mai înalt nivel ierarhic al unei organizaţii în obiective cantitative şi planuri de acţiune specifice pentru fiecare dintre celelalte niveluri ale organigramei. În engleză, se foloseşte sintagma „Policy Deployment". În română, în locul unei traduceri de genul „Detalierea politicilor", se preferă în general păstrarea denumirilor originale ale metodei.

În aplicarea Hoshin se porneşte de la viziunea stabilită de top management şi se „traduce" apoi de fiecare nivel (organizaţie, departament, echipă de lucru) în obiective şi strategii de lucru pe termen scurt şi mediu, care să fie pe înţelesul respectivului nivel, dar care să contribuie toate la atingerea viziunii pe termen lung.

Dacă ar fi să ne gândim la viziunea unei firme (ceva de genul „ Viziunea firmei X este să realizeze produse de calitate - în orice moment, în orice loc şi indiferent de client.", sau ,,Întotdeauna va exista o pompă de extracție în câmpurile petroliere care să poarte marca Cameron) şi dacă am fi angajaţi ai acelei firme (să zicem la departamentul contabil sau la marketing), ce aţi înţeles că am avea efectiv de făcut pentru a contribui la realizarea viziunii? Aceeaşi întrebare se poate reformula; „Cum ar putea fi evaluată contribuţia noastră la performanţele obţinute de organizaţie?".

Răspunsuri clare se pot obţine prin aplicarea metodei Hoshin, care, pornind de la un enunţ generat la cel mai înalt nivel de conducere al unei organizaţii, îl detaliază pe măsură ce parcurge treptele spre baza piramidei ierarhice, obiectivele strategice pentru fiecare nivel fiind transformate în strategii şi planuri de lucru pentru nivelul imediat următor.

Hoshin este un proces evolutiv, care respectă principiile ciclului PDCA (Plan-Do-Check- Action).

1. Doar că începe cu etapa de ACŢIUNE, în care se stabilesc, la vârful ierarhiei, obiectivele şi priorităţile strategice.

2. Al doilea pas este cel de PLANIFICARE, în care fiecare divizie, departament, secţie, atelier, serviciu, etc. stabileşte obiectivele, resursele şi mijloacele necesare pentru sarcinile de lucru specifice, ce decurg din obiectivele globale. Tot în această fază se stabilesc indicatorii necesari pentru monitorizarea progresului şi se verifică alinierea obiectivelor specifice, respectiv corelarea dintre acestea şi contribuţiile lor specifice la realizarea obiectivelor globale.

3. A treia etapă (DO) începe după convenirea, acceptarea şi comunicarea obiectivelor şi planurilor specifice, care trebuie realizate efectiv în activitatea zilnică.

4. în a patra etapă (CHECK) se monitorizează, se verifică şi se îmbunătăţesc activităţile realizate, prin compararea permanentă a indicatorilor de rezultat cu valorile planificate.

După fiecare an, se analizează rezultatele obţinute, iar concluziile se utilizează pentru a demara iar cele 4 etape ale ciclului PDCA.

Pentru a avea succes, HOSHIN trebuie să abordeze trei elemente cheie în ceea ce priveşte obiectivele, strategiile, planurile şi indicatorii, la nivel global şi specific;

1. Integrarea pe verticală;

2. Alinierea pe orizontală;

3. Îmbunătăţirea continuă.

Teoretic, Hoshin pare o metodă simplă. În practică, se poate aplica doar dacă există o serie de premise la nivel de organizaţie, printre care Leadership, lucru în echipă, obişnuinţa de a îmbunătăţi continuu.